Di recente il Garante della privacy ha ribadito che la pubblicazione di dati personali sull’Albo pretorio on line di un Comune non può eccedere il periodo temporale prescritto (dalla legge o da regolamento). Di seguito si riportano le cautele di pubblicazione "3.a. Albo pretorio online degli enti locali", estratte dalle linee guida emanate dal Garante della privacy denominate ""Linee guida in materia di trattamento di dati personali, contenuti anche in atti e documenti amministrativi, effettuato per finalità di pubblicità e trasparenza sul web da soggetti pubblici e da altri enti obbligati"(Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 134 del 12 giugno 2014)".
L’intero provvedimento è scaricabile cliccando TESTO PDF).
3.a. Albo pretorio online degli enti locali
La disposizione di ordine generale sulla tenuta dell’albo pretorio negli enti locali è contenuta nel "Testo unico delle leggi sull’ordinamento degli enti locali", il quale sancisce che "Tutte le deliberazioni del comune e della provincia sono pubblicate mediante affissione all’albo pretorio, nella sede dell’ente, per quindici giorni consecutivi, salvo specifiche disposizioni di legge" e che "Tutte le deliberazioni degli altri enti locali sono pubblicate mediante affissione all’albo pretorio del comune ove ha sede l’ente, per quindici giorni consecutivi, salvo specifiche disposizioni" (art. 124, commi 1 e 2, del d. lgs. n. 267/2000).
Va aggiunto che, accanto a tale regola, nel corso del tempo si sono susseguite molteplici disposizioni di natura statale, regionale e locale che sanciscono a carico degli enti locali ulteriori obblighi di pubblicazione di atti e documenti nella bacheca dell’albo pretorio per periodi di tempo differenziati, producendo una frammentazione della disciplina in materia(59).
A seguito dell’entrata in vigore della riforma contenuta nella l. 18 giugno 2009, n. 69, recante "Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile", gli enti locali hanno provveduto all’istituzione dell’albo pretorio online al fine di adempiere agli obblighi di pubblicità legale dei propri atti.
La disciplina appena richiamata, infatti, senza abrogare le precedenti disposizioni in materia di tenuta dell’albo pretorio, ha sancito espressamente che "a far data dal 1° gennaio 2010, gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale si intendono assolti con la pubblicazione nei propri siti informatici da parte delle amministrazioni e degli enti pubblici obbligati" e che "a decorrere dal 1 gennaio 2011 […] le pubblicazioni effettuate in forma cartacea non hanno effetto di pubblicità legale" (art. 32, commi 1 e 5). Dal 1° gennaio 2011, dunque, gli obblighi di pubblicità legale che gli enti locali assolvevano attraverso l’affissione all’albo pretorio sono sostituiti dalla pubblicazione della medesima documentazione nei rispettivi siti web istituzionali(60).
Pertanto, l’amministrazione locale che ha intenzione di pubblicare sull’albo pretorio online un atto contenente dati personali (cfr. la definizione contenuta nell’art. 4, comma 1, lett. b, del Codice) è tenuta a verificare, preliminarmente, per i dati comuni, l’esistenza di una norma di legge o di regolamento (ai sensi dell’art. 19, comma 3, del Codice) oppure, per i dati sensibili e giudiziari, di una norma di legge (ai sensi degli artt. 20, 21 e art. 22, comma 11, del Codice) che le prescriva l’affissione di quell’atto all’albo pretorio.
Inoltre, anche alle pubblicazioni nell’albo pretorio online si applicano tutti i limiti previsti supra nel par. 1, della parte seconda, delle presenti Linee Guida (cfr. divieto di diffusione di dati idonei a rivelare lo stato di salute e cautele per gli altri dati sensibili e giudiziari; nonché divieto di diffondere dati personali non necessari, non pertinenti o eccedenti).
Con specifico riferimento, inoltre, ai dati sensibili e giudiziari, gli enti locali devono agire nel rispetto del proprio regolamento sul trattamento dei dati sensibili e giudiziari adottato in conformità agli schemi tipo Anci, Upi e Uncem su cui il Garante ha già espresso parere favorevole, rispettivamente, il 21 settembre 2005, il 7 settembre 2005 e il 19 ottobre 2005 (v. doc. web n. 1174532, doc. web n. 1175684, doc. web n. 1182195).
Una volta trascorso il periodo temporale previsto dalle singole discipline per la pubblicazione degli atti e documenti nell’albo pretorio, gli enti locali non possono continuare a diffondere i dati personali in essi contenuti. In caso contrario, si determinerebbe, per il periodo eccedente la durata prevista dalla normativa di riferimento, una diffusione dei dati personali illecita perché non supportata da idonei presupposti normativi (art. 19, comma 3, del Codice). Ciò, salvo che gli stessi atti e documenti non debbano essere pubblicati in ottemperanza agli obblighi in materia di trasparenza (cfr. parte prima delle presenti Linee guida).
A tal proposito, ad esempio, la permanenza nel web di dati personali contenuti nelle deliberazioni degli enti locali oltre il termine di quindici giorni, previsto dall’art. 124 del citato d. lgs. n. 267/2000, può integrare una violazione del suddetto art. 19, comma 3, del Codice, laddove non esista un diverso parametro legislativo o regolamentare che preveda la relativa diffusione(61) .
Nell’ipotesi in cui, invece, la normativa di riferimento non indichi la durata temporale dell’affissione all’albo, l’amministrazione deve comunque individuare un congruo periodo di tempo – non superiore al periodo ritenuto, caso per caso, necessario al raggiungimento dello scopo per il quale l’atto è stato adottato e i dati stessi sono stati resi pubblici – entro il quale i dati personali devono rimanere disponibili. Per i motivi esposti nell’"Introduzione" e nel par. 1 della parte prima delle presenti Linee guida alle pubblicazioni nell’albo pretorio online non si applica l’arco temporale dei cinque anni previsto per la pubblicità di dati e informazioni sui siti web istituzionali per finalità di trasparenza di cui all’art. 8 del d. lgs. n. 33/2013.
Pertanto – una volta trascorso il periodo di pubblicazione previsto dalle singole discipline di riferimento oppure, in mancanza, decorso il periodo di tempo individuato dalla stessa amministrazione – se gli enti locali vogliono continuare a mantenere nel proprio sito web istituzionale gli atti e i documenti pubblicati, ad esempio nelle sezioni dedicate agli archivi degli atti e/o della normativa dell’ente, devono apportare gli opportuni accorgimenti per la tutela dei dati personali. In tali casi, quindi, è necessario provvedere a oscurare nella documentazione pubblicata i dati e le informazioni idonei a identificare, anche in maniera indiretta, i soggetti interessati.
Poiché, inoltre, la finalità perseguita mediante gli obblighi di pubblicazione nell’albo pretorio online riguarda atti e provvedimenti concernenti questioni rilevanti essenzialmente nell’ambito della collettività locale di riferimento, risulta sproporzionato, rispetto alla finalità di pubblicità, consentire l’indiscriminata reperibilità in rete dei dati personali contenuti in atti e provvedimenti amministrativi tramite i comuni motori di ricerca generalisti (es. Google). Pertanto, si consiglia alle amministrazioni pubbliche responsabili dell’inserzione degli atti nell’albo pretorio online, di adottare gli opportuni accorgimenti tecnici per evitare l’indicizzazione nei motori di ricerca generalisti della documentazione contenente dati personali e pubblicata sull’albo pretorio online dei siti istituzionali degli enti locali (sulle tecniche per deindicizzare si rinvia alle indicazioni contenute supra nel par. 2.a. della presente parte seconda).
