Un signore, di nome Socrate, sosteneva (o, gli è stato attribuito sostenere): “So di non sapere”.
Allineandoci a quest’impostazione, si confessa di non avere sufficienti informazioni se e quanto l’art. 53, comma 2 D.P.R. 10 settembre 1990, n. 285 e s.m. [1] sia applicato, anzi siano presenti protocolli, modalità, procedure e quanto altro necessario (comunque denominato) per conseguirne un’oggettiva applicazione.
La questione sorge da un “non detto”, cioè dal fatto che la norma prevede che, decorso l’anno di riferimento (cioè quello di accoglimento dei feretri), un esemplare dei registri cimiteriali sia consegnato all’archivio comunale, quando all’immediatamente art. 52, comma 2 non sono presenti solo le indicazioni espresse nelle lett. a), b) e c), ma prosegue con la lett. d), che, come noto, recita: “d) qualsiasi variazione avvenuta in seguito ad esumazione, estumulazione, cremazione, trasporto di cadaveri o di ceneri.”
La consegna del registro cimiteriale relativo ad un dato anno, rimane un atto “fisico” dove si consegna un supporto che rimane in sé ben poco utilizzabile.
Il punto “non detto” consiste nel fatto di mantenere allineato, o abbastanza allineato, questo supporto fisico anche nei casi delle “variazioni” che intervengano, le quali, pressoché sempre riguardano eventi che – fisiologicamente – si realizzano ben oltre l’anno di accoglimento, cioè quello in cui si è avuta la prima iscrizione nel registro cimiteriale di quel dato cimitero.
Se il “non detto” è quello sopraesposto, dovremmo porci la domanda se questo sia rimediabile prevedendo un qualche strumento di comunicazione delle “variazioni” all’archivio comunale, per mettere il personale archivista nella condizione di poter riportarne il contenuto sull’esemplare del registro cimiteriale dell’anno caso per caso di riferimento, cosa che coinvolge sia la struttura di gestione del cimitero, sia la struttura di gestione dei flussi documentali (nel caso, l’archivio).
E ciò va ad aprire un’ulteriore sfaccettatura, cioè se i registri cimiteriali, una volta consegnati, vadano a costituire il c.d. archivio di deposito (e/o storico), oppure al c.d. archivio corrente, cosa che (almeno, organizzativamente) potrebbe portarli al di fuori delle competenze (titolarità relativamente alla funzione) dell’archivio comunale.
Infatti, l’archivio di deposito, almeno tendenzialmente, non dovrebbe essere interessato a “variazioni”, quanto alla (mera) conservazione.
Dal dubbio iniziale circa quanto sia diffusa la prassi di comunicazione delle “variazioni” all’archivio comunale (con la sensazione che sia pressoché assente …), cui dovrebbe aggiungersi una qualche valutazione sul livello di aggiornamento attraverso il riporto/registrazione dei contenuti di queste comunicazioni aventi ad oggetto le “variazioni” consegue una domanda ulteriore, relativa alla valutazione se e quanto valga la pena di provvedervi.
Si può prendere atto che la consegna prevista dall’art. 53, comma 2 D.P.R. 10 settembre 1990, n. 285 e s.m. costituisca un fatto meramente materiale, fisico, cosa che con molta probabilità è la situazione maggiormente diffusa, se non anche generalizzata.
Ma se ciò sia situazione di fatto, si potrebbe sollevare un’ulteriore questione, circa il senso di questa consegna e, prima, di essa, quello della disposizione della tenuta dei registri cimiteriali in doppio esemplare (art. 52, comma 1 D.P.R. 10 settembre 1990, n. 285 e s.m., immediatamente prima dell’elencazione, per lettere, dei loro contenuti).
In via generale, quando date registrazioni siano previste in doppio esemplare, essa prevede che uno dei due, decorso un dato periodo temporale di riferimento, uno dei due venga trasferito in luogo diverso rispetto all’altro, in funzione di assicurare la persistenza dei due esemplari, quale modalità di prevenzione di possibili eventuali danneggiamenti che possano verificarsi, per le più differenti cause.
Se lo si vuole, la previsione del doppio esemplare costituisce un’anticipazione, sulle modalità, di quelle che in ambito informatico di chiamano procedure di back up.
Per cui, se entrambi gli esemplari non siano soggetti ad aggiornamento, viene perfino meno la funzione di salvaguardia, di garanzia delle informazioni contenute nelle specifiche registrazioni.
Certi, si potrebbero riportare plurimi esempi nei quali sono presenti istituti simili (tenuta di date registrazioni in doppio esemplare e, decorso un certo tempo, ricollocazione/conservazione di uno degli esemplari in “luogo” differente) ma che, nel tempo, sono rimasti, per diverse ragioni, inattuati sull’aspetto del mantenimento dell’allineamento delle informazioni che intervengano successivamente all’impianto, ma questi comportamenti, materiali, nulla tolgono a quello che dovrebbe essere il comportamento previsto e per il qualche questi istituti sono stati originati. Si tratta di patologia, non di normale fisiologia.
Queste considerazioni possono apparire (se le sensazioni che si hanno siano fondate) una sorta di provocazione, ma non lo è, quando semmai si tratta di “meditare” sulle funzioni (la c.d. ratio, motivazione) di queste specifiche disposizioni, motivazioni di cui può aversi persa l’origine.
Tuttavia, …
molte delle considerazioni che precedono vengono ad assumere differente impostazione dal momento che in Punto 12) della circolare del Ministero della sanità n. 24 del 24 giugno 1993, ormai ultra trentennale, prevede anche che: “È consentita la tenuta con sistemi informatici delle registrazioni di cui all’art. 52 del decreto del Presidente della Repubblica n. 285/1990“, dove, semmai, a causa dell’evoluzione tecnologica, può porsi una interpretazione non strettamente letterale dell’ultimo periodo, nel senso che la “consegna” del supporto magnetico (ed indicazione del tracciato dei records) debba – e possa – essere “letta” come messa a disposizione all’accesso dei dati registrati (sia all’origine che a seguito di “variazioni”) anche al servizio di gestione dei flussi documentali alla luce delle disposizioni che regolano la tenuta degli archivi comunali, raggiungendo così l’obbiettivo motivazionale cui si ispira la disposizione che prevede che i registri cimiteriali siano tenuti in doppio esemplare.
I cambiamenti intervenuti nel mondo informatico portano ad una visione del tutto diversa, che al più possono aprire altre questioni, risolvibili, sulle interrelazioni tra i due livelli, da un lato il servizio di custodia cimiteriale, dall’altro su sistema comunale di gestione dei flussi documentali, in particolare quando il primo sia oggetto di affidamento del servizio a terzi.
[1] – D.P.R. 10 settembre 1990, n. 285 e s.m., Art. 53
[1.] I registri indicati nell’art. 52 debbono essere presentati ad ogni richiesta degli organi di controllo.
[2.] Un esemplare dei registri deve essere consegnato, ad ogni fine anno, all’archivio comunale, rimanendo l’altro presso il servizio di custodia.
