Circolare MIACEL del Ministero dell'Interno n. 11 del 15/07/97

In relazione ai numerosi quesiti posti dalle amministrazioni comunali a seguito dell'entrata in vigore della legge 15 maggio 1997, n. 127, recante misure urgenti per lo snellimento dell'attività amministrativa e dei procedimenti di decisione e di controllo, si rende necessario, d'intesa con il Dipartimento della Funzione Pubblica, fornire una prima serie di osservazioni sulle novità introdotte dagli artt. 2 e 3 della novella legislativa, direttamente interessanti i servizi demografici e in particolare l'anagrafe, materia che rientra nella competenza istituzionale attribuita a questo Ministero dall'art. 12 della legge 24 dicembre 1954, n. 1228.

L'art. 2 della legge n. 127, recante disposizioni in materia di stato civile e di certificazione anagrafica, introduce, ai commi 3 e 4, una notevole semplificazione, affrontando il problema della durata dei certificati e la possibilità, da parte dell'interessato, di estendere la validità oltre i termini di scadenza di quelli anagrafici e di stato civile. Infatti, i certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni, e per tali devono intendersi quelle previste dall'art. 3 del D.L.vo 3 febbraio 1993, n. 29, attestanti stati e fatti personali, non soggetti a modificazioni, hanno validità illimitata.

Le restanti certificazioni rilasciate dalle varie pubbliche amministrazioni, e non solo dall'anagrafe dei comuni, hanno la validità di sei mesi dalla data di rilascio. Risulta così modificato "implicitamente" il comma 3 dell'art. 33 del nuovo regolamento anagrafico, approvato con il D.P.R. 30 maggio 1989, n. 223. Il comma 4 rende possibile la convalida del certificato scaduto, mediante una dichiarazione, apposta in calce al documento dell'interessato, da cui risulti che le informazioni contenute nello stesso non hanno subito variazioni. Tali certificati sono ammessi dalle pubbliche amministrazioni che hanno, tuttavia, la facoltà di accertarne la veridicità. In caso di falsa dichiarazione, saranno applicabili le sanzioni previste dall'art. 26 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, che, per la legge n.127, rimane la normativa di riferimento. Si precisa che non è in alcun modo prevista la necessità di autenticare la sottoscrizione della dichiarazione resa dall'interessato. Il comma 6 prevede che le certificazioni possono essere rilasciate anche al di fuori del territorio comunale, estendendo così l'utilità delle apparecchiature di certificazione automatica adottate dai comuni ai sensi dell'art. 15-quinquies della legge 28 febbraio 1990, n. 38.

È quindi possibile realizzare un ampio decentramento informatico, come già caldeggiato da questo Ministero, cui compete l'approvazione dei sistemi adottati dai comuni.

Il comma 7 riguarda la legalizzazione delle fotografie necessarie per il rilascio di documenti personali, operazione cui deve provvedere, a richiesta dell'interessato, l'ufficio ricevente.

La disposizione è estremamente importante, in quanto pone fine all'annosa problematica costituita dall'autentica di fotografie, operazione che non è confortata da alcuna norma.

Sulle modalità della legalizzazione, che non deve essere confusa con l'attività indicata dall'art. 15 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, si richiamano le disposizioni impartite da questo Ministero con circolare MIACEL n. 8 del 4 marzo 1995.

A tale operazione sono chiamati a procedere, in primo luogo, gli operatori degli uffici destinatari delle foto.

Ciò non esclude che l'utente possa avvalersi degli uffici comunali, sempre per finalità connesse a procedimenti con la pubblica Amministrazione. Si osserva, inoltre, che non prevedendo, la norma, alcuna attività di autenticazione, la previsione di cui all'art. 1 della tariffa approvata dal Ministro delle finanze con decreto 20 agosto 1992 non dovrebbe trovare applicazione e - conseguentemente - per detta specifica attività non sembra più dovuta l'imposta di bollo.

Il comma 9 prescrive che sui documenti di riconoscimento non deve essere indicato lo stato civile, salvo specifica richiesta dell'interessato. La disposizione è riferibile anche alla carta. di identità e, come precisato da questo Ministero con circolare telegrafica 27 maggio ca., rimangono ferme le disposizioni impartite con la precedente circolare 13 settembre 1996, n. 14, per le dizioni da usare e cioè: stato libero o coniugato nel solo interno del documento e non sul frontespizio.

I commi 10 ed 11 contengono disposizioni sulla carta di identità. Più in particolare, il comma 10 prevede l'adozione, entro sei mesi, di un D.PC.M. che contenga le modalità per il rilascio del documento su supporto magnetico. Il documento dovrà contenere i "dati personali", il codice fiscale e, se l'interessato non si oppone, il gruppo sanguigno. E invece già operante quella parte del comma 10 che prevede la possibilità di rilascio 180 giorni prima della scadenza. Al riguardo, come disposto con la suddetta circolare 27 maggio c.a., dovrà essere ritirato, al momento della consegna del nuovo documento, quello già in possesso dell'interessato. L'abrogazione della lett. f) dell'art. 3 della legge 21 novembre 1967, n. 1185, riguarda poi il rilascio della carta di identità valida per l'espatrio e, pertanto, non dovranno essere più richieste, a tali fini, dichiarazioni sostitutive ai soggetti obbligati alla leva ed ai militari di carriera. L'art. 3 della legge n. 127 affronta la materia delle dichiarazioni sostitutive ed introduce semplificazioni per le domande di ammissione agli impieghi. Il comma 1 introduce una semplificazione, in parte prevista dall'art. 5 della legge 4 gennaio 1968, n. 15 (la documentazione mediante semplice esibizione), disponendo che: i dati relativi al cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza, attestati in documenti di riconoscimento in corso di validità, hanno lo stesso valore probatorio dei corrispondenti certificati.

La norma, inoltre, pone un esplicito divieto alle amministrazioni pubbliche ed ai gestori od esercenti di pubblici servizi di richiedere certificati attestanti fatti o stati contenuti nel documento di riconoscimento esibito. La semplificazione è evidente anche per il coinvolgimento dei gestori ed esercenti di un pubblico servizio ed elimina la necessità di produrre certificati.

L'art. 3 tende ad ampliare l'utilizzazione delle dichiarazioni, anche temporaneamente sostitutive, e la semplificazione delle stesse, estendendo l'obbligo regolamentare, inizialmente previsto solo per le amministrazioni dello Stato, a tutte le amministrazioni di cui all'art. 1, comma 2, del D.L.vo 3 febbraio 1993, n. 29.

L'art. 3 prosegue, disciplinando:

a) il regime delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni e di quelle temporaneamente sostitutive, nonché di quelle sostitutive di atto notorio;

b) la presentazione di domande per la partecipazione a selezioni per l'assunzione nelle pubbliche amministrazioni;

c) la presentazione di istanze alle stesse pubbliche amministrazioni.

Dalla lettura dell'intero articolo si traggono i seguenti principi fondamentali che devono ispirare l'azione della P.A., sin dall'entrata in vigore della legge.

1) A partire da tale data è fatto esplicito divieto alle pubbliche amministrazioni di richiedere l'autenticazione delle sottoscrizioni delle domande per la partecipazione a selezioni e, quindi, anche a concorsi per l'assunzione, da parte delle stesse, a qualsiasi titolo. La norma non è suscettibile di diversa interpretazione. Pertanto non può essere richiesta ad alcun titolo al cittadino l'autentica della sottoscrizione.

2) Il secondo comma dell'art. 2 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, che prescriveva l'autenticazione delle sottoscrizioni delle dichiarazioni sostitutive di certificati è stato abrogato dall'art. 3, comma 10, della legge n. 127. Pertanto, con effetto dal 18 maggio u.s., le sottoscrizioni delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni non devono essere più autenticate, indipendentemente dalle modalità di presentazione. Venendo meno l'autentica della sottoscrizione, si ritiene non più dovuta l'imposta di bollo relativamente a tale formalità.

3) Anche le sottoscrizioni delle dichiarazioni temporaneamente sostitutive, previste dal comma 1 dell'art. 2 del D.P.R. 24 gennaio 1994, n. 130, non devono essere più autenticate.

Infatti il comma 1 dell'art. 3 del D.P.R. n. 130, che prevedeva tale autentica, è stato abrogato dal comma 3 dell'art. 3 della legge n. 127 che lo ha così sostituito: "Le dichiarazioni sostitutive di cui al comma 1 dell'art. 2 possono essere presentate anche contestualmente all'istanza e sono sottoscritte dall'interessato alla presenza del dipendente addetto". La disposizione riguarda anche le dichiarazioni non rese di fronte al dipendente addetto ed inviate, ad esempio, per posta.

Infatti, se la necessità dell'autentica in precedenza richiesta dall'art. 3, comma 1, del D.P.R. n. 130, è stata abrogata con la nuova formulazione dello stesso comma, sarebbe del tutto contraddittorio avere eliminato l'autenticazione delle sottoscrizioni delle dichiarazioni definitivamente sostitutive di certificazioni, mantenendola, invece, per dichiarazioni limitate nel tempo e condizionate all'esibizione della documentazione comprovante quanto dichiarato. Tale interpretazione - in linea con lo spirito della riforma - non può essere disattesa con il richiamo al comma 11 dello stesso art. 3, il quale prevede che la sottoscrizione, in presenza del dipendente addetto, di istanze dirette agli organi della pubblica Amministrazione, non è soggetta ad autenticazione. Infatti il comma 11 va letto in collegamento con la normativa di principio in materia di autenticazioni di istanze che è costituita dalla legge 4 gennaio. 1968, n. 15, e, in particolare, dall'art. 20 della stessa, il quale dispone che:

"...la sottoscrizione di istanze dirette ad organi della pubblica Amministrazione può essere autenticata, ove l'autenticazione sia prescritta". E' evidente, quindi, che la regola generale è che le sottoscrizioni delle istanze dirette alla pubblica Amministrazione non devono essere autenticate, anche se contengano dichiarazioni temporaneamente sostitutive e siano inviate per posta.

Peraltro, la nuova normativa, ove ha voluto mantenere ferma la necessità dell'autenticazione della sottoscrizione lo ha espressamente detto. Infatti il comma 9 dello stesso art. 3, nell'innovare l'art. 4 della legge n. 15/1968, aggiungendovi un comma, dispone che "quando la dichiarazione sostitutiva è resa ad imprese di gestione di pubblici servizi, la sottoscrizione è autenticata con l'osservanza delle modalità di cui all'art. 20 della legge n. 15, dal funzionario incaricato dal legale rappresentante dell'impresa stessa". Pertanto, nulla è innovato per quanto riguarda l'autentica delle sottoscrizioni apposte alle dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà. Per quanto riguarda, infine, l'individuazione del dipendente addetto, si precisa che per tale figura deve intendersi il soggetto che riceve l'istanza. In conclusione, le novità apportate dalla legge n. 127, oltre ad una semplificazione amministrativa, comportano anche una riduzione dell'imposizione fiscale a carico del cittadino in conseguenza del minore ricorso alla certificazione ed alla necessità di autenticare le sottoscrizioni con conseguente applicazione dell'imposta di bollo.

Queste prime indicazioni sono mirate a dirimere dubbi che, ove non risolti, potrebbero vanificare gli obiettivi della riforma. Si pregano le SS.LL. di fornire la massima collaborazione alle amministrazioni comunali che mostrassero incertezze o dubbi ad applicare le semplificazioni introdotte, informando questo Ministero che si riserva di fornire ulteriori chiarimenti qualora necessari.

Si ringrazia per la collaborazione.

IL MINISTRO: Napolitano