Circolare, Ministero Finanze, 1999
Circolare allegata
Norme correlate:
Art 235 di Decreto Legislativo n. 51 del 98
Circolare del Ministero delle Finanze n. 9 del 27/05/1999 Ordinamento dello stato civile – art. 235 del decreto legislativo 18 febbraio 1998, n. 51. Adempimenti dei prefetti Ai prefetti della Repubblica Al commissario di Governo della provincia di Trento Al commissario di Governo della provincia di Bolzano Al presidente della giunta regionale Valle d’Aosta – Servizi di prefettura e, per conoscenza: Al Ministero di grazia e giustizia – Direzione generale degli affari civili e delle libere professioni Al Gabinetto del Ministro Alla Direzione generale per l’amministrazione generale e per gli affari del personale Ai commissari del Governo Com’è noto, l’art. 235 del decreto legislativo 18 febbraio 1998, n. 51, ha apportato modifiche in materia di stato civile, trasferendo dal pretore al prefetto numerose funzioni attinenti la regolare tenuta dei registri dello stato civile e, quindi, anticipando quel trasferimento di competenze nella materia dal Dicastero di grazia e giustizia a quello dell’interno, che costituisce la novità saliente del nuovo ordinamento di stato civile in corso di approvazione. L’entrata in vigore della suddetta disposizione è stata fissata, con successiva legge 16 giugno 1998, n. 188, al 2 giugno p.v. Essendo ormai prossima la scadenza del suddetto termine, si ritiene necessario emanare alcune indicazioni per potere fronteggiare i primi adempimenti, allegando copia della necessaria modulistica connessa alle operazioni di verificazione dei registri dello stato civile, che si ricorda sono quelli di nascita, matrimonio, pubblicazioni, cittadinanza e morte. L’art. 235 del decreto legislativo n. 51/1998 richiama una serie di articoli del vigente ordinamento di stato civile di cui al regio decreto 9 luglio 1939, n. 1238, in relazione ai quali si attua lo spostamento di competenze dal pretore al prefetto ovvero ad un suo delegato. Di seguito vengono indicati i principali adempimenti da svolgere. 1. Vidimazione dei registri: le lettere a) e b) dell’art. 235 del decreto legislativo n. 51/1998, richiamano l’art. 20 del regio decreto 9 luglio 1939, n. 1238, inerente l’operazione di vidimazione dei registri di stato civile che, prima di essere posti in uso, devono essere vidimati in ciascun foglio dal pretore del mandamento – ora dal prefetto o da un suo delegato – il quale nella prima pagina di ciascuna parte dei registri indica di quanti fogli questo è composto. Per permettere tale operazione, il sindaco di ogni comune invierà alla prefettura della propria provincia, non oltre il mese di ottobre, i registri occorrenti per l’anno successivo. Tali registri, saranno restituiti vidimati dal prefetto, non oltre il 15 dicembre. È ovvio che tale operazione, per il corrente anno, sarà riferita ai registri che verranno utilizzati nell’anno 2000 e fino a quando rimarranno in uso i registri cartacei e non saranno sostituiti dal registro unico informatico previsto dal nuovo ordinamento dello stato civile. La dizione da usare e da apporre sulla prima pagina di ciascuna parte è la seguente: il presente registro, contenente fogli …… prima di essere posto in uso è stato vidimato in ciascun foglio dal sottoscritto ……………………………………………….. ………. (luogo) ……………… (data) Il prefetto ovvero il delegato del prefetto …………………………. 2. Vidimazione registri suppletivi. La stessa operazione di vidimazione, come indicato dall’art. 21 dell’ordinamento dello stato civile ed in virtù del disposto della lettera b) dell’art. 235 del decreto legislativo n. 51/1998, riguarderà il registro suppletivo che potrà essere utilizzato dall’ufficiale dello stato civile nel caso in cui ritenesse che qualche registro non sia sufficiente alla registrazione degli atti sino al 31 dicembre. A tal fine il nuovo registro sarà trasmesso al prefetto in doppio esemplare, sul quale verrà apposta un’indicazione dello stesso contenuto della precedente e nella quale verrà evidenziato che si tratta di un registro suppletivo con la seguente formula: il presente registro, suppletivo del registro di (nascita, matrimonio, pubblicazioni, morte o cittadinanza a seconda dei casi) prima di essere posto in uso è stato vidimato in ciascun foglio dal sottoscritto, ………… (luogo) ……………… (data) Il prefetto ovvero il delegato del prefetto …………………………. 3. Verificazione: La lettera f) dell’art. 235 richiama gli articoli 178, 179, 180 e 181 dell’ordinamento; riguardanti nel loro insieme, la verificazione dei registri dello stato civile, che avviene due volte l’anno nel mese di gennaio, riferita agli atti del secondo semestre dell’anno precedente, e nel mese di luglio, riferita agli atti del primo semestre dell’anno in corso. L’operazione di verificazione è particolarmente delicata in quanto, ai sensi dell’art. 179 dell’ordinamento occorre accertare: 1) se i registri sono tenuti con regolarità e precisione; 2) se sono stati prodotti tutti i documenti richiesti dalla legge e se questi sono regolari e conformi alla legge sul bollo e registro e se sono regolarmente disposti nel volume degli allegati; 3) se gli atti sono stati inseriti in ambedue i registri originali; 4) se sono state osservate tutte le altre norme di legge; Eseguita la verificazione, il delegato del prefetto apporrà sotto l’ultimo atto di ciascun registro, ai sensi dell’art. 180 dell’ordinamento, la seguente attestazione: verificato in questo giorno ……. del mese di …………….. dell’anno ……………. Il prefetto ovvero il delegato del prefetto ………………………….. Ai sensi del successivo art. 181 dell’ordinamento, il prefetto o il suo delegato redigerà un verbale dell’eseguita verifica, usando lo schema allegato alla presente circolare, in cui sarà indicato il giorno in cui è avvenuta la verifica, il numero degli atti esistenti e verificati in ciascun registro, e le osservazioni effettuate. Il verbale, redatto in tre esemplari, sarà chiuso con la firma del prefetto o del suo delegato e con quella dell’ufficiale di stato civile, ed uno degli esemplari verrà inviato alla procura della Repubblica. Il primo adempimento cui sono chiamati i prefetti è proprio quello della verificazione da svolgersi nel prossimo mese di luglio. A tal fine, le SSLL potranno delegare uno o più funzionari impiegando anche quelli che già svolgono attività ispettiva per l’anagrafe e l’elettorale. Nel sottolineare l’importanza della funzione da svolgere finalizzata a garantire la regolarità del servizio di stato civile, si rappresenta che potrà essere utilmente valutata l’opportunità di indire apposite riunioni con gli ufficiali di stato civile della provincia, mentre potrà essere interessata la pretura circondariale per ogni possibile collaborazione ai fini del trasferimento delle competenze. Si resta in attesa di essere informati sull’organizzazione del servizio e sui primi risultati conseguiti, facendo presente che i chiarimenti necessari potranno essere richiesti al servizio enti locali della scrivente Direzione, competente per l’azione di coordinamento nella materia. Il direttore generale dell’Amministrazione civile Gelati Allegato 1 Allegato 2 Allegato 3 Allegato 4
